En la actualidad, el dinamismo y la competitividad del entorno empresarial han aumentado de una manera considerable. De este modo, una de las maneras en que las empresas han garantizado su sostenibilidad y crecimiento es a partir de herramientas tecnológicas más eficientes.
En este sentido, Microsoft Outlook, que es uno de los programas que hace parte de la suite de Microsoft 365, se ha convertido en una alternativa muy eficaz al momento de hacer la gestión de correos electrónicos, siendo una herramienta de vital importancia para la organización, comunicación y colaboración dentro de las compañías.
Esto ha llevado a las empresas (y cualquier usuario u organización en general) a ser más productivo. De acuerdo con algunas fuentes como 6sense Revenue AI, el market share de Microsoft Outlook es de 40.67%. Lo anterior hace de tal programa, el administrador de información #1 a nivel internacional, después de Gmail con una participación en el mercado de 35.78%, MailChimp con 7.65%, entre otros.
Se espera que muchas más compañías adopten el uso de tal programa, al ser impulsadas por la necesidad de plataformas más seguras y confiables y con un acceso multiplataforma a la información. Adicionalmente, se prevé que, en los próximos años, haya una migración más creciente de plataformas alternativas, por ejemplo, de Google Workspace hacia Microsoft 365, debido a la necesidad de una integración más eficiente y unificada con otros softwares empresariales.
Elección de Microsoft Outlook
Algunas de las razones que han llevado a esta adopción generalizada y términos generales, al uso de Microsoft Outlook, están relacionados con sus múltiples beneficios. Tal programa ofrece un almacenamiento de alta capacidad y seguro, facilidad en la organización de correos y tareas, además de proporcionar una solución completa en la gestión de la comunicación dentro de la empresa. Por otra parte, se les brinda a los usuarios funciones avanzadas de seguridad e integración con otras herramientas de Microsoft (que son muy utilizadas hoy en día), lo que hace que este programa sea una alternativa preferida al crear entornos de trabajo ágiles y seguros.
En este artículo se expondrán en profundidad varias ventajas de Microsoft Outlook sobre otras opciones y cómo este ha beneficiado a las empresas en términos de su eficiencia y productividad.
Beneficios de Microsoft Outlook
En primer lugar, Microsodt Outlook ofrece una capacidad de almacenamiento robusta y confiable en términos de seguridad. Esto es benéfico para empresas que manejan volúmenes de información de gran tamaño y datos/comunicaciones confidenciales.
Si se le compara con otras alternativas de administrador de correo electrónico que limitan la capacidad de almacenamiento, Outlook usa otras herramientas del entorno de Microsoft 365 como OneDrive y SharePoint y con ello, proporciona un espacio más amplio y seguro para almacenar correos, archivos adjuntos y documentos.
Políticas de seguridad y cifrado
Gracias a las políticas de seguridad y cifrado de Microsoft se garantiza la protección de los datos, lo cual es de vital importancia en contextos como los sectores financieros o legales. Es por esto que Outlook es una herramienta indispensable que evita brechas de seguridad en tal sentido, superando así a las alternativas que no ofrecen un mismo nivel de protección y capacidad.
Organización eficiente del correo
Otro de los aspectos que se constituye como uno de los beneficios de Outlook es la organización eficiente del correo, así como de las tareas. Esto en conjunto puede impactar en la administración del tiempo y priorización de las actividades dentro de la compañía.
Por ejemplo, Outlook les permite a los usuarios el poder catalogar los emails a través de etiquetas o crear carpetas personalizadas. Existen otras herramientas como el poder darles importancia a los mensajes, anclarlos y demás, mediante los cuales los miembros del equipo pueden saber qué tan urgente o prioritaria es la tarea asignada, o que puedan tener un recordatorio fácil de la actividad en caso de que el mensaje se ancle.
Esta utilidad de Microsoft Outlook es de vital importancia en contextos empresariales como departamentos de marketing o proyectos de desarrollo de software, en donde la cantidad de tareas puede ser mayor y los plazos un poco más cortos. Así pues, el personal de la compañía puede convertir emails en tareas y distribuirlas entre los miembros encargados y seguir con la ejecución de esta dentro de la misma plataforma.
Integración en el ecosistema de Microsoft 365
Por otro lado, dado que muchas empresas han considerado adoptar el ecosistema de Microsoft 365, este último ha propendido por una migración de cuenta más fácil y segura. Ello debido a que los usuarios buscan una integración más sólida y unificada de sus herramientas de trabajo. Se han desarrollado numerosos soportes y guías pensadas para facilitar la transición.
Un ejemplo de ello es el servicio de FastTrack, el cual le ayuda a las organizaciones a migrar contactos, correos, calendarios, entre otros de un administrador a otro. En contraste, la migración desde Google a otros softwares puede llegar a ser más compleja y muchas veces se corre el riesgo de pérdida de información durante el proceso.
Una de las razones que ha permitido que el personal de las compañías cree flujos de trabajo más ágiles y dinámicos es la integración entre las aplicaciones de Microsoft 365 y las cuales son ampliamente utilizadas (Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, etc.).
Con ello, se puede trabajar de manera más cohesiva y eficiente, los usuarios pueden colaborar en los documentos en tiempo real, programar reuniones y compartir archivos directamente desde el correo y sin la necesidad de salir de este.
Otros administradores de correo electrónico, por ejemplo, pueden llegar a requerir de otras aplicaciones adicionales para alcanzar un nivel parecido de colaboración y lo cual puede ser perjudicial debido a la fragmentación generada y complejidad. Un punto importante para tener en cuenta es que, en cuanto al factor de integración, Microsoft Outlook permite trabajar de mejor manera que su principal competidor Gmail, dado que la suite de Microsoft es más robusta y las empresas dependen más de ella.
Sincronización y accesibilidad móvil
Por último, otro de los beneficios que ofrece el administrador de correos de Microsoft es la sincronización y accesibilidad móvil, lo que conlleva que el personal de las empresas pueda permanecer interconectados desde cualquier sitio. A partir de esto, se puede acceder a aplicaciones de la suite como contactos, calendario y correo en cualquier dispositivo, lo cual es un punto fuerte a favor de la plataforma si se le compara con otros administradores.
Esto es esencial en empresas especializadas en ventas, consultoría o incluso, en el mismo sector educativo, donde se pueden recibir notificaciones y/o actualizaciones de anuncios, conversaciones y actividades. Esto, en suma, ayuda a gestionar tareas pendientes sobre la marcha, garantizando así una mayor eficiencia y flexibilidad.
Dados los beneficios de Microsoft Outlook, en términos de almacenamiento, integridad con sus aplicaciones homólogas de la suite de Microsoft, seguridad, sincronización y organización, esta plataforma se ha consolidado como un administrador de correos indispensable para muchas compañías.
Gracias a él, han podido incrementar su productividad, eficiencia y sostenibilidad en el tiempo y, por tal motivo, su adopción generalizada ha aumentado y se espera que continúe con esa misma tendencia. Cabe destacar que con IAC SAS, las empresas pueden aprovechar estas y otras ventajas, además de ofrecer una migración fluida y segura hacia Outlook, aseguran una administración eficaz y confiable de sus comunicaciones.
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Autor: Yuranys Rodríguez,