automatización de procesos

Revolucionando Resultados Empresariales: Estrategia y Gobierno de la Automatización de Procesos

Con el nivel de madurez de la transformación digital, la automatización de procesos se ha convertido en el motor que impulsa el crecimiento y la eficiencia empresarial. En este artículo, exploraremos a fondo la clave del éxito: la implementación de una estrategia sólida y un gobierno eficiente en el fascinante mundo de la automatización. Prepárese para descubrir cómo diseñar su camino hacia el futuro con la automatización robótica de procesos (RPA).

Construyendo la ruta hacia el éxito empresarial con la automatización de procesos

1. Estrategia de Automatización:

En la encrucijada de la tecnología y los objetivos empresariales, la estrategia de automatización podría ser un pilar para alcanzar metas más ambiciosas. La frase clave “Estrategia y Gobierno de la Automatización de Procesos” se convierte en nuestro faro guía.

La implementación de RPA no es solo una cuestión de eficiencia; es un medio para impulsar indicadores clave como el Net Promoter Score (NPS), reducir costos y equilibrar las cargas laborales. La estrategia debe ir más allá de lo superficial, penetrando en los tejidos mismos de la organización y esto requiere de una buena estrategia acompañada de un plan de gestión de cambio.

A continuación, encontrarás algunos referentes construidos por las más grandes consultoras a nivel mundial:

  • El retorno de inversión de los proyectos de automatización varía entre el 30% y el 200% en el primer año (McKinsey-Forrester).
  • Gracias a la automatización de procesos, la liberación de FTE puede llegar hasta el 20% (Forrester).
  • Si los proyectos de automatización se enfocan en la experiencia de usuario, el NPS puede mejorar hasta en 10 puntos (PWC).

2. Gestión del Cambio: Usando el Modelo Kotter como referencia.

El cambio es constante, y la automatización no es una excepción. La estrategia debe abrazar la gestión del cambio, tomando prestados principios del modelo Kotter. La transformación efectiva no solo se trata de tecnología, sino también de las personas y los procesos. Probablemente, estos pasos sean una buena referencia:

  • Crear sentido de urgencia para motivar el cambio
  • Construir un equipo guía con capacidades que ayuden al cambio
  • Establecer la visión estratégica para hacer del cambio una realidad
  • Reclutar al mayor número de personas que entiendan y acepten la estrategia adoptada
  • Eliminar barreras y obstáculos que impidan que se logre el objetivo
  • Presentar los éxitos a corto plazo
  • Mantener el cambio de forma intangible hasta que sea una realidad
  • Hacer que el cambio perdure en el tiempo hasta que reemplace a los viejos hábitos

3. Centro de Excelencia (CoE), forjando el camino hacia la Gobernanza

Un Centro de Excelencia en Automatización de Procesos se conforma como la columna vertebral para la gobernanza y la excelencia continua. Este organismo como mínimo contempla tres aspectos clave:

  • Políticas de Automatización como la brújula de la eficiencia, permite definir políticas claras de automatización no solo asegura la eficiencia, sino que también alinea los proyectos de automatización con los objetivos estratégicos de la empresa. Este marco regula la creación y ejecución de bots, asegurando la consistencia y mitigando riesgos, incluidos los relacionados con la perdida de datos sensibles.
  • Orquestación y Auditoría para mantener la armonía digital, en el ballet de procesos automatizados, la orquestación y la auditoría son los maestros de ceremonias. Coordinan los movimientos de los bots y garantizan que cada acción esté alineada con los estándares de la empresa. La auditoría, por su parte, ofrece transparencia, seguridad y el real cumplimiento de los indicadores de los proyectos de automatización.
  • La arquitectura técnica como pilar de innovación continua, una estrategia exitosa no es estática. La arquitectura técnica, liderada por el centro de excelencia, proporciona los cimientos para la innovación continua. Asegura que la infraestructura de automatización evolucione con las demandas cambiantes, manteniendo a la organización siempre un paso adelante.

Preguntas para una reunión de un centro de excelencia (CoE)

Para una mejor comprensión presentamos algunos de los temas que pueden abordarse en una reunión de un centro de excelencia (CoE):

  • ¿Cómo será el kickoff para la nueva área a intervenir con automatización de procesos?
  • ¿Cuáles ajustes son necesarios en las políticas de datos y su cumplimiento aplicadas a RPA?
  • ¿Cuáles son las novedades en el proceso de gestión del cambio que se está implementando?
  • ¿Cuál es el avance en el roadmap de construcción de bots?
  • ¿Cuál será el siguiente entrenamiento o charla que acelere la adopción de la automatización?

Como podrás ver, el resolver estas preguntas permite acelerar la adopción de metodologías y tecnologías que constituyen una ventaja estratégica, al igual que permite mitigar riesgos como:

1. Falta de coordinación Estratégica:

  • Riesgo: Sin un CoE, la implementación de RPA puede carecer de una visión global y coherente. Las diferentes áreas de la empresa podrían adoptar soluciones aisladas, generando redundancias y conflictos en la automatización.
  • Mitigación: El CoE actúa como el director de la orquesta, garantizando que cada área de la organización esté alineada con los objetivos estratégicos. Coordina esfuerzos para evitar la dispersión y fomentar la eficiencia.

2. Políticas inconsistentes de automatización:

  • Riesgo: La ausencia de políticas claras de automatización expone a la organización a riesgos de seguridad y cumplimiento. Sin un marco normativo unificado, los bots pueden operar de manera descontrolada, comprometiendo la integridad de los datos y la privacidad.
  • Mitigación: El CoE establece políticas robustas que abarcan desde la creación hasta la ejecución de bots. Garantiza que cada acción esté en línea con los estándares de la empresa, proporcionando un entorno seguro y cumpliendo con las regulaciones.

3. Resistencia al cambio no gestionada:

  • Riesgo: La automatización conlleva cambios en los procesos y la cultura organizacional. Sin una gestión adecuada del cambio, los empleados pueden resistirse a adoptar nuevas tecnologías, afectando negativamente la eficiencia y la moral del equipo.
  • Mitigación: El CoE implementa estrategias de gestión del cambio, tomando inspiración del modelo Kotter. Comunica de manera efectiva los beneficios de la automatización, involucra a los equipos y aborda las preocupaciones, asegurando una transición suave.

4. Desarrollo desordenado de bots:

  • Riesgo: Sin una supervisión centralizada, los equipos pueden desarrollar bots de manera desordenada, generando redundancias y conflictos técnicos. La falta de un roadmap claro puede resultar en la creación de bots innecesarios o en la omisión de procesos cruciales.
  • Mitigación: El CoE gestiona el roadmap de construcción de bots, priorizando procesos críticos y eliminando la duplicidad. Asegura que cada bot contribuya de manera significativa a los objetivos empresariales mediante la orquestación y auditoria.

5. Ausencia de evaluación continua:

  • Riesgo: La automatización es un proceso dinámico que requiere evaluación y mejora continua. Sin un CoE, la ausencia de evaluación puede conducir a la obsolescencia de los bots y a la falta de adaptación a cambios en el entorno empresarial.
  • Mitigación: El CoE se encarga de la auditoría de bots y la evaluación constante del rendimiento. Ajusta estrategias según sea necesario, garantizando la relevancia y eficacia continua de la automatización.

Estrategia de automatización de procesos digitales gobernada

El cambio hacia la automatización no es solo inevitable, sino esencial. Para aquellos listos para dar el salto, desde IAC podemos ayudarte a desde implementar tu centro de excelencia hasta hacer las automatizaciones que requieras, siendo realmente su socio estratégico.

La estrategia y el gobierno de la automatización de procesos no son simples adiciones a la operación empresarial; son imperativos para la supervivencia y el éxito continuo. Al abrazar una estrategia bien elaborada y un gobierno efectivo, las organizaciones pueden dirigir su viaje hacia una eficiencia inigualable y resultados empresariales excepcionales.

¿Qué opinas sobre la automatización de procesos en el mundo empresarial? ¡No espere más! Únase a la revolución de la automatización y transforme su empresa en un motor de eficiencia y excelencia.

Autor: Luis Ocampo

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