¿Por qué necesito Adobe Acrobat Sign en mi empresa?
La pandemia por coronavirus en cierto modo obligó a las empresas a experimentar e innovar en áreas que tal vez habían sido dejadas en segundo plano hasta el momento, como el tema del teletrabajo, la migración de muchos procesos a la virtualidad y la nube, la mejora en las condiciones de seguridad y salud en el trabajo, entre otros. Un reto que tuvieron que afrontar la mayoría de las empresas durante las cuarentenas fue a nivel documental: ¿Cómo gestionar las firmas de los empleados de mi empresa cuando cada persona está lejos y en su casa? Frente a esta situación, surgían preguntas como: ¿Envío un mensajero a recoger firmas de manera física? ¿Adjunto una imagen de mi firma en el documento digital? ¿Imprimo el documento recibido, firmo, escaneo y vuelvo a enviar el documento digital firmado? ¿O hay alguna manera más fácil y legal? La respuesta a esta última pregunta es sí, y se llama Adobe Acrobat Sign. El único “pero” es que no es solo un servicio para firmar documentos digitalmente, sino que también tiene integrado otra gran cantidad de funciones para ayudar a las empresas a ganar tiempo y dinero.
¿Qué es y para qué sirve?
Adobe Acrobat Sign es la herramienta de firma digital y electrónica por excelencia. Si bien no surgió durante la pandemia por coronavirus sino mucho antes, su utilidad tomó mucha más relevancia en los últimos años debido al teletrabajo principalmente. Su simplicidad y flexibilidad es lo que la hacen la herramienta de firmas electrónicas preferida de empresas como Microsoft, Tesla, HSBC, Hitachi, entre otros.
Pero ¿para qué sirve entonces? Como ya se ha mencionado, es un servicio de firma electrónica y digital, por lo cual si se tiene un documento (en formatos como PDF, Word, Excel, entre muchos otros) que requiera ser firmado de manera legal, esta herramienta será la indicada. También es posible hacer formularios web (como solicitudes, recolección de datos, entre otros) para que los destinatarios diligencien rápidamente el documento y lo envíen de vuelta sin necesidad de reprocesos. Como se verá más adelante, hay una gran cantidad de ventajas en llevar a cabo estos procesos en Acrobat Sign con respecto a los métodos tradicionales u otras aplicaciones.
¿Por qué firmar con Adobe Acrobat Sign?
Primero que nada, como se mencionaba anteriormente, se debe tener en cuenta la flexibilidad. Con Acrobat Sign no se requiere instalar programas, ni hacer que los destinatarios y firmantes se suscriban a un servicio, que creen una cuenta o algo por el estilo. La persona que desee crear el documento a firmar simplemente debe ingresar a la consola de la herramienta desde el portal web, y los destinatarios del documento reciben el documento en el correo electrónico. Desde allí pueden visualizarlo o firmarlo, ya sea en un computador, smartphone o Tablet conectada a internet. El servicio opera enteramente en la nube y puede accederse a el en cualquier momento que se desee.
Esta herramienta también permite enviar los documentos a varias personas al tiempo, personalizar campos automáticamente en dichos documentos (Como que el nombre del destinatario se coloque automáticamente dentro de cada documento), y tener trazabilidad en tiempo real del proceso. Por ejemplo, si se envía un documento para firmar a varias personas, desde la consola se puede verificar si las personas ya abrieron el correo electrónico con el asunto, quién ya firmó el documento, las fechas y horas, y hasta dirección IP. Además, las personas y empresas tienen la plena seguridad de que los documentos firmados no han sido modificados (en comparación a cuando se envía un documento de manera tradicional por email o en físico).
Los formularios también son otra excelente opción para trabajar con Acrobat Sign. Cuando se requiere enviar formularios a una o varias personas (como por ejemplo una inscripción de un proveedor en una empresa), basta con hacerlo a través de Acrobat Sign para poder tener igualmente acceso a los beneficios de trazabilidad y que el destinatario diligencie fácilmente desde la web. Además, se puede combinar el formulario con la firma digital si se requiere, o se pueden añadir campos para que la persona adjunte documentos o imágenes en el formulario (por ejemplo, en el caso de que en el formulario se solicite una copia en PDF del documento de identidad de la persona). Una vez finalizado el formulario, este se envía de vuelta automáticamente, evitando el reproceso de tener que enviar un correo electrónico nuevo adjuntando de vuelta el formulario diligenciado con los demás adjuntos que se hayan podido solicitar.
¿Qué son y por qué necesito los flujos de aprobación?
En muchos casos, cuando se habla de la firma de documentos, no es solo una cuestión de firmas, sino que también hay jerarquías: Se requiere que los documentos lo reciban primero ciertas personas que aprueban o rechazan según su criterio, o que los firmantes vayan en determinado orden. Por ejemplo, si el área de recursos humanos acaba de emitir el contrato de unos nuevos empleados, tal vez sea bueno que primero lo revise y apruebe el jefe del área, luego el gerente general, y por último, que se envíe a los nuevos empleados. En este caso, si el jefe del área rechaza los documentos, estos nunca van a llegar al gerente general ni a los nuevos empleados. En cualquiera de los casos de rechazo, se notificará a quien inició el flujo de aprobación que los documentos fueron rechazados y devueltos. También es posible definir roles en los destinatarios, de modo que no todos los destinatarios firman, sino que algunos tienen ciertas funciones específicas. En el caso de ejemplo anterior, el jefe del área puede tener el rol de delegador, rol con el cual no firmaría, sino que remitiría los contratos a las personas que considere pertinentes (en este caso el gerente general antes que a los empleados nuevos), y el gerente general podría tener un rol de aprobador, con el cual tampoco firmaría, pero sí aprueba o rechaza los documentos. De este modo, cada persona cumple una función de acuerdo con su rol, y el flujo de trabajo de aprobación continua o para, de acuerdo con las acciones que se vayan tomando. Cabe mencionar que, si el ejemplo anterior se realizara por métodos tradicionales, sería una cadena de correos electrónicos sin orden, jerarquía y trazabilidad que solo generaría reprocesos, pérdida de tiempo y desorden con personas comunicándose a destiempo.
¿Es Adobe Acrobat Sign legal?
Sí, es un servicio legal de firma digital y electrónica en Estados Unidos, la Unión Europea y la gran mayoría de países. En Colombia por ejemplo, a muy grandes rasgos, para que la firma electrónica sea válida se requiere que el firmante sea verificado (a través del correo electrónico, que el documento tenga contraseña, doble factor de autenticación, entre otros) y que se tenga historial y trazabilidad de los procesos de firma, mientras que con la firma digital aunque se requiere lo mismo, el firmante es verificado a través de Certicámara, no por Adobe (el proceso de firmado igualmente se haría por Acrobat Sign). En conclusión, con tantas posibilidades gracias a la tecnología, y con el respaldo de la ley, no hay excusas para argumentar que los documentos firmados con Acrobat Sign tienen menos validez que un documento con firma manuscrita. De igual modo, se recomiendan los siguientes links de interés para que ahondar en los casos de firma digital y electrónica, y la normativa que los regula en cada país.
¿Son legales las firmas electrónicas? Por supuesto que sí: https://www.adobe.com/la/sign/compliance/electronic-signature-legality.html
Leyes globales de firma electrónica: https://www.adobe.com/trust/compliance/cloud-signatures-legality.html
¿Cuánto cuesta Adobe Acrobat Sign?
Primero que nada, se debe tener en cuenta que Acrobat Sign no cobra por cada firma electrónica o digital que se haga, sino por lo que Adobe denomina las transacciones. Una transacción se produce cada vez que se envía un documento electrónico o una colección de documentos electrónicos relacionados a un usuario final a través de Acrobat Sign.
Entonces ¿Cómo se adquieren las transacciones? Hay dos modalidades: Por usuario nombrado (o NUL, Named User Licensing por sus siglas en inglés) o por paquetes de consumibles.
Licencia por Usuario Nombrado
Como su nombre lo indica, se tienen licencias específicas para determinados usuarios que tendrán acceso a la consola de Acrobat Sign y podrán crear documentos, formularios, flujos de trabajo de aprobación, y demás funcionalidades. Cada usuario tendría acceso a 150 transacciones inicialmente, pero en realidad se suman las transacciones de los usuarios nombrados para tener una “bolsa” de transacciones, de modo que, si se tienen 10 usuarios NUL, habría una bolsa de 1500 transacciones para la compañía. En caso de que se acaben las transacciones, se pueden añadir más usuarios y aumentar la bolsa, pero siempre con paquetes de 150 transacciones y con una duración de contrato a 1 año.
Modalidad por consumibles
Es la modalidad más recomendada debido a su flexibilidad. En este caso, se adquieren paquetes desde una transacción hasta lo que se desee por un periodo de un año, y desde la consola se asignan los permisos a los usuarios (para que creen documentos, para que solo sean firmantes, etc). Volviendo al ejemplo de las licencias NUL y haciendo un símil, la empresa podría adquirir 1500 transacciones igualmente, pero en vez de dar acceso a 10 usuarios, puede dar acceso a 5 usuarios, a 20, a 50 o a los que desee. También, se pueden añadir más transacciones en cualquier momento (incluyendo cuando la empresa se queda sin transacciones), sin que esto implique cambios en los permisos y accesos asignados a los usuarios. Es decir, si faltando dos meses para acabar el año del contrato se acaban las 1500 transacciones del ejemplo, la empresa tiene la posibilidad de añadir el número de transacciones que considere pertinente (igualmente desde 1 hasta lo que desee, no por paquetes como el de 150 como en el caso NUL)
Business vs. Enterprise
También, a la hora de adquirir licenciamiento de Acrobat Sign, se debe tener muy en mente lo que se desea hacer, ya la herramienta se puede adquirir bajo dos modalidades: Business o Enterprise, siendo esta última la más completa. Por ejemplo, en el tema de integraciones, ambos modelos permiten integración con Microsoft 365, pero si se requiere una integración con Sharepoint, con Salesforce, con APIS, o con otras, se debe adquirir entonces un modelo Enterprise.
La recomendación es revisar cada caso por separado y evaluar las alternativas que se tienen, tanto por temas de uso como de promociones y precios especiales. En IAC ofrecemos a las empresas la posibilidad de contactar con uno de nuestros consultores para que, a través de una reunión presencial o virtual, diseñemos una solución a la medida que no solo se supere las necesidades y cumpla los requerimientos, sino que lleve a la empresa a un nuevo nivel.
