Por: Valeria Espinosa
Llegar a más clientes en menos tiempo es posible con Adobe Sign, esta solución te permite firmar de manera rápida y online cualquier tipo de documento y desde cualquier dispositivo.
Adobe inventó el PDF hace más de 25 años y es líder global en experiencias seguras de documentos digitales. La tecnología avanza a pasos agigantados, permitiendo que las empresas puedan operar de manera más productiva y eficiente.
Adobe Acrobat sign es una solución de firma electrónica colaborativa que permite enviar, firmar y administrar documentos desde cualquier lugar del mundo y en cualquier dispositivo. Se pueden enviar y firmar contratos, acuerdos, formularios y otros documentos de forma electrónica.
Esta herramienta poderosa también permite tener procesos de firmado más seguros, porque se puede llevar una auditoría de los documentos firmados (cuándo, a qué hora y desde qué IP se firmó o aprobó el documento). De igual manera, cumple con las regulaciones y normas internacionales de seguridad, lo que garantiza la autenticidad y la confidencialidad de los documentos electrónicos.
Uno de los principales beneficios de Adobe Sign es la capacidad de acelerar las transacciones empresariales al reducir el tiempo y el costo asociados con el manejo de documentos en papel. Al permitir a los usuarios firmar documentos electrónicamente, Adobe Sign elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo y esperar la devolución de documentos firmados.
Preguntas frecuentes sobre Adobe Acrobat Sign
¿Cuál es la diferencia entre transacciones y usuario nombrado?
- Puedes adquirir el número de transacciones que necesites (1 – 14.999) y asignarlas a los usuarios que requieras, una transacción en Adobe Sign se refiere al proceso de enviar, firmar, rastrear y gestionar documentos para firma electrónica.
- Puedes adquirir los servicios de Adobe sign por usuario nombrado, es decir, un usuario individual que ha sido agregado a una cuenta de Adobe Sign y tiene acceso a 150 transacciones y funciones de Adobe Sign.
¿Sabías que por cada millón de transacciones…?
- Se ahorran 105 millones de litros de agua
- Se salvan 31 000 árboles
- Se tiene un ahorro de 7,2 millones de USD
No solo se impactan los procesos empresariales sino también al medio ambiente.
¿Cómo funciona Adobe Sign?
- Subir el documento: se carga el documento que necesita ser firmado en Adobe Sign, ya sea desde el computador o desde una aplicación integrada como Microsoft Word, SharePoint u otra aplicación.
- Agregar los destinatarios: agregas los destinatarios del documento y sus respectivos roles, como firmante, observador o copia oculta. También puedes definir el orden en que los firmantes deben interactuar con el documento.
- Personalizar el flujo de trabajo: al personalizar el flujo de trabajo del documento, se puede incluir opciones como recordatorios, notificaciones, verificaciones de identidad y validaciones.
- Enviar el documento: enviar el documento a los destinatarios, que reciben una notificación por correo electrónico para acceder al documento y firmarlo.
- Esperar que el destinario firme el documento: los destinatarios pueden firmar el documento en línea, ya sea a través de una pantalla táctil o escribiendo su nombre completo.
6. Hacer seguimiento del estado del documento: se puede revisar el estado del documento en tiempo real y recibir notificaciones cuando se complete.
¿Qué documentos se pueden firmar o aprobar?
- Contratos: Los contratos laborales no son el único documento que se puede firmar, también se incluyen acuerdos de empleo, acuerdos de confidencialidad, acuerdos de nivel de servicio y otros documentos legales.
- Formularios: Los formularios son otro tipo de documento que se pueden firmar y aprobar con Adobe Sign. Esto incluye formularios de solicitud, de registro, de permisos, de encuestas y otros similares.
- Propuestas: por ejemplo, propuestas de ventas, de servicios, de proyectos y otros documentos similares.
- Facturas y recibos: facturas de venta, servicios y recibos de pago también se pueden firmar y aprobar con Adobe Sign.
- Cualquier otro tipo de documento que tenga el siguiente formato:
- PDF (.pdf)
- Microsoft Word (.doc y .docx)
- Microsoft Excel (.xls y .xlsx)
- Microsoft PowerPoint (.ppt y .pptx)
- Texto (.txt)
- Texto enriquecido (.rtf)
- Gráficos (.tif, .jpg, .jpeg, .gif, .bmp y .png).
6. ¿Es fácil de implementar?
Adobe Sign es relativamente fácil de usar gracias a su interfaz intuitiva y amigable. La plataforma ha sido diseñada para simplificar el proceso de firma electrónica y para facilitar su uso por parte de cualquier persona, sin importar su nivel de habilidad técnica.
Se puede integrar perfectamente con aplicaciones de Microsoft (sharepoint, teams, Dynamics 365, Power Automate y Power Apps), incluso con Salesforce.
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